Każdy z nas w pewnym momencie życia zetknął się z terminem komunikacji i podstawowymi jej zasadami. Wiemy, że oprócz samego przekazu liczy się również mowa ciała, która pomaga lepiej zrozumieć intencje nadawcy. W dzisiejszych czasach, kiedy komunikacja twarzą w twarz jest ograniczona, a większość treści przesyłana jest online, wzajemne zrozumienie staje się trudniejsze.
W pracy często komunikujemy się za pomocą pisma. Stosując się do trzech poniższych zasad, możemy znacząco poprawić efektywność naszej komunikacji biznesowej.
Zasada nr 1: Wybierz odpowiedni kanał komunikacji
Najpierw zastanówmy się, jaki jest cel naszego przekazu. Jaką reakcję chcemy wywołać u odbiorcy? Jeśli chcemy poinformować znajomego o ciekawym filmie, możemy wysłać SMS-a lub e-maila. Jeśli jednak chcemy podyskutować na ten temat, lepiej użyć komunikatora, który umożliwia szybką odpowiedź, np. Messenger, WhatsApp, czy krótkie połączenie online.
Gdy oczekujemy odpowiedzi, dajmy odbiorcom możliwość łatwego jej udzielenia. W przypadku e-maili grupowych szansa na odpowiedź jest mniejsza niż na platformach komunikacyjnych jak MS Teams czy Slack, gdzie interakcja jest bardziej bezpośrednia. Nawet reakcje typu „like” są formą komunikacji dwukierunkowej.
Zasada nr 2: Pisz tak, aby być zrozumianym
Często myślimy, że nasze komunikaty są jasne, ale to złudzenie. Nasze wiadomości są zabarwione naszym doświadczeniem, stylem i słownictwem. Odbiorca może mieć zupełnie inne zaplecze leksykalne i edukacyjne. Dlatego warto upraszczać nasze wiadomości. Oto kilka wskazówek:
- Wyznacz cel komunikacji: Przemyśl, czego dokładnie oczekujesz od odbiorcy po przeczytaniu wiadomości. Jak ma zareagować?
- Zrób plan tekstu: Jeśli wiadomość jest długa, zaplanuj jej strukturę. Klasyczny schemat wstęp-środek-zakończenie sprawdzi się również tutaj.
- Przeczytaj tekst na głos: Dzięki temu łatwiej wychwycisz długie, skomplikowane zdania i zawiłe konstrukcje gramatyczne.
- Zamień trudne skróty na proste wyrażenia: Unikaj trudnych słów i zbędnych anglicyzmów. Usuwaj nadmiarowe słowa.
- Zastosuj regułę 4 oczu: Poproś kogoś niezwiązanego z tematem, aby przeczytał gotowy e-mail. Zrób przerwę, a potem sam przeczytaj tekst na spokojnie przed wysłaniem.
Zasada nr 3: Twoje emocje mają znaczenie
Badania pokazują, że tak jak ton głosu i gesty mają znaczenie w komunikacji niewerbalnej, tak w przestrzeni online teksty nigdy nie są całkowicie neutralne. Analizy przeprowadzone przez badaczy (Paola Signori, Daniel J. Flint, Sylvia Rigon) wykazały, że posty firmowe na social mediach, choć miały być informacyjne, różniły się emocjonalnie w zależności od sposobu ich przedstawienia.
Jeśli nie chcemy, aby nasza wiadomość była odebrana negatywnie, zadbajmy o pozytywne nastawienie przed jej napisaniem. Upewnijmy się, że nasz język nie zawiera nieuprzejmości ani dwuznaczności, które mogą być źle zrozumiane. Komunikacja biznesowa powinna być uprzejma i profesjonalna.
Pamiętajmy o netykiecie. Nasze wiadomości są naszą wizytówką. Choć nie widzimy odbiorcy, to on po drugiej stronie buduje swoje odczucia na podstawie naszego komunikatu. Mam nadzieję, że te zasady pomogą Wam lepiej poruszać się w meandrach komunikacji XXI wieku.
